Chuyển trường qua Cổng dịch vụ công: Giảm giấy tờ, minh bạch quy trình

Theo các nhà trường, đây là bước đi tích cực nhằm giảm giấy tờ, minh bạch quy trình, nhưng cần có hướng dẫn thống nhất, hạ tầng ổn định và hỗ trợ kỹ thuật để triển khai đồng bộ, hiệu quả.

Khó khăn phát sinh từ quy trình truyền thống

Theo ông Trần Huy Hoàng - Hiệu trưởng Trường THPT Hoàng Công Chất (xã Thanh An, tỉnh Điện Biên), hiện nay, thủ tục chuyển trường của học sinh chủ yếu được thực hiện theo phương thức truyền thống.

Phụ huynh phải chuẩn bị nhiều loại giấy tờ, như đơn xin chuyển trường, học bạ bản giấy, giấy giới thiệu của trường đi, xác nhận của cơ quan quản lý giáo dục… và trực tiếp đi lại giữa các trường, thậm chí giữa các địa phương. Quy trình này không chỉ mất nhiều thời gian, chi phí đi lại, mà còn dễ phát sinh sai sót hồ sơ, chậm trễ trong tiếp nhận, gây áp lực cho phụ huynh và tăng khối lượng công việc hành chính cho nhà trường.

Chia sẻ từ thực tiễn cơ sở, ông Nguyễn Mai Trọng - Hiệu trưởng Trường Tiểu học - THCS A Xing (xã Lìa, tỉnh Quảng Trị), cho biết: Nhà trường đang thực hiện thủ tục chuyển trường cho học sinh theo Công văn số 49/SGDĐT-GDPT ngày 10/7/2025 của sở GD&ĐT; thực hiện việc nộp đơn trực tiếp, nộp trực tuyến hoặc nộp qua đường bưu điện.

Thời gian quy định thực hiện chuyển trường là khi kết thúc học kỳ I của năm học, hoặc trong thời gian hè trước khi khai giảng năm học mới. Vì vậy, nếu không có lý do chính đáng, hoặc tình hình thực tế không cho phép, có thể nhà trường nơi chuyển đến sẽ không đồng ý nhận học sinh.

Về quy trình, chuyển trường trong cùng tỉnh phải nộp hồ sơ cho hiệu trưởng nhà trường nơi đến xem xét, giải quyết theo quy định. Hiệu trưởng trường nơi cho đi xem xét đơn, ký đồng ý chuyển trường và cho học sinh rút toàn bộ hồ sơ. Nếu chuyển trường khác tỉnh thành phố, sau khi hiệu trưởng trường tiếp nhận và trường chuyển đi xem xét, giải quyết rút hồ sơ thì UBND cấp xã, phường nơi đi tiếp nhận, cấp giấy giới thiệu về UBND cấp xã, phường nơi đến.

Sau đó, UBND cấp xã, phường nơi đến tiếp nhận, giới thiệu về trường theo nơi cư trú, kèm theo hồ sơ đã được kiểm tra. Phụ huynh của trường phần lớn là người đồng bào dân tộc thiểu số, chưa nắm rõ các thủ tục hành chính nên những thủ tục trên hết sức khó khăn; chưa kể vấn đề đi lại không dễ dàng.

Cùng băn khoăn này, ông Hà Trung Thành - Hiệu trưởng Trường Phổ thông Dân tộc bán trú THCS Khoen On (xã Khoen On, Lai Châu), cho rằng, với quy định hiện hành, phụ huynh phải đi lại nhiều lần, mất thời gian, công sức và chi phí, nhất là với các gia đình ở xa hoặc chuyển trường giữa các địa phương.

Quy trình và thành phần hồ sơ chưa thống nhất; mỗi địa phương, mỗi cấp học có thể yêu cầu khác nhau, gây lúng túng cho phụ huynh. Hồ sơ giấy dễ bị thiếu, sai sót hoặc thất lạc; thời gian giải quyết đôi khi kéo dài, ảnh hưởng đến việc học tập liên tục của học sinh. Đối với nhà trường, việc tiếp nhận và quản lý hồ sơ thủ công làm tăng áp lực công việc hành chính, khó khăn trong lưu trữ hồ sơ, thống kê và quản lý dữ liệu học sinh.

Thay đổi phù hợp lộ trình chuyển đổi số

Hiện nay, Bộ GD&ĐT đã ban hành dự thảo Thông tư ban hành Điều lệ trường tiểu học, trường THCS, trường THPT và trường phổ thông nhiều cấp học. Một trong những điểm mới là quy định việc chuyển trường và tiếp nhận học sinh được thực hiện trên Cổng dịch vụ công.

Trong trường hợp không thực hiện được việc nộp đơn và khai báo thông tin chuyển trường, xin học, xin học lại trên Cổng dịch vụ công, học sinh hoặc cha mẹ, người giám hộ học sinh nộp đơn xin chuyển trường, xin học, xin học lại cho nhà trường nơi chuyển đến bằng hình thức nộp trực tiếp, nộp trực tuyến hoặc nộp qua đường bưu điện.

Ông Hà Trung Thành nhận định, quy định thực hiện chuyển trường và tiếp nhận học sinh thông qua Cổng dịch vụ công là điểm mới có nhiều ưu điểm rõ rệt. Phụ huynh, học sinh có thể nộp đơn, khai báo thông tin trực tuyến mọi lúc, mọi nơi, giảm đáng kể việc đi lại, chờ đợi.

Các bước thực hiện, thành phần hồ sơ, thời gian xử lý được hiển thị rõ ràng, công khai, minh bạch, hạn chế phát sinh thủ tục không cần thiết. Giảm hồ sơ giấy, hạn chế sai sót và thất lạc, đồng thời giúp thông tin học sinh được quản lý tập trung, chính xác hơn.

Việc tiếp nhận, tra cứu, tổng hợp dữ liệu học sinh thuận lợi, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả quản lý. Cách làm này cũng phù hợp với lộ trình chuyển đổi số ngành Giáo dục, góp phần hiện đại hóa công tác quản lý, nâng cao chất lượng phục vụ người dân.

Bên cạnh đó, dự thảo Thông tư vẫn cho phép nộp hồ sơ trực tiếp, trực tuyến hoặc qua đường bưu điện trong trường hợp không thực hiện được trên Cổng dịch vụ công, thể hiện tính linh hoạt và nhân văn, bảo đảm quyền lợi học tập của học sinh.

Để thuận lợi trong triển khai, ông Hà Trung Thành mong Bộ GD&ĐT ban hành hướng dẫn chi tiết, thống nhất trên toàn quốc về quy trình, hồ sơ, thời gian xử lý để các địa phương, nhà trường thực hiện đồng bộ và hiệu quả góp phần cải cách thủ tục hành chính trong các cơ sở giáo dục.

Đồng thời, bảo đảm hạ tầng kỹ thuật của Cổng dịch vụ công ổn định, giao diện thân thiện, dễ sử dụng, quy trình nhanh gọn, thủ tục hành chính đơn giản, thuận tiện cho phụ huynh, đặc biệt với phụ huynh ở vùng khó khăn.

“Nhà trường mong có các lớp tập huấn, bồi dưỡng của Bộ GD&ĐT, sở GD&ĐT cho cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên phụ trách công tác học sinh, sinh viên ở các cơ sở giáo dục, đảm bảo nắm rõ quy trình, giải quyết nhanh gọn cho học sinh, tránh lúng túng trong quá trình triển khai.

Chúng tôi cũng mong đẩy mạnh liên thông, chia sẻ dữ liệu học sinh giữa các trường, cấp học và địa phương, hạn chế tối đa việc phụ huynh phải cung cấp lại các thông tin đã có”, ông Hà Trung Thành đề xuất.

Đồng quan điểm, ông Nguyễn Mai Trọng đánh giá, chuyển trường và tiếp nhận học sinh được thực hiện trên Cổng dịch vụ công sẽ hạn chế việc phụ huynh, học sinh phải vất vả đi lại khi nộp hồ sơ trực tiếp; nhà trường tiếp nhận và trả hồ sơ nhanh hơn khi nộp trực tiếp; giúp phụ huynh, nhà trường tránh được thủ tục hành chính phức tạp. Tuy nhiên, rào cản triển khai là trình độ dân trí, điều kiện của phụ huynh chưa đáp ứng được khi thực hiện các thủ tục trên Cổng dịch vụ công.

“Yêu cầu chuyển trường là một trong những quyền của học sinh. Vì vậy, nhà trường luôn tạo điều kiện cho phụ huynh học sinh khi chuyển trường, cũng như tiếp nhận học sinh nơi khác chuyển đến. Để thuận lợi hơn cho phụ huynh, đặc biệt là phụ huynh học sinh vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vẫn cần sử dụng song song hai phương thức là thực hiện thủ tục trên Cổng dịch vụ công và nộp hồ sơ trực tiếp”, ông Nguyễn Mai Trọng cho hay.

Từ thực tế tại một địa phương miền núi như Điện Biên, ông Trần Huy Hoàng mong muốn Bộ GD&ĐT và các cơ quan liên quan tiếp tục hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật của Cổng dịch vụ công, bảo đảm hệ thống ổn định, dễ sử dụng.

Đồng thời, cần có hướng dẫn cụ thể, tập huấn cho cán bộ quản lý, giáo viên và hỗ trợ phụ huynh ở vùng khó khăn, nơi điều kiện tiếp cận công nghệ còn hạn chế. Việc kết hợp linh hoạt giữa hình thức trực tuyến và trực tiếp, như dự thảo đã nêu, là rất cần thiết để bảo đảm quyền lợi học tập của học sinh và tính khả thi trong triển khai.